Ses wenke om video-vergaderings minder uitputtend te maak

 

Talle werkende mense is weens die Covid-19-pandemie in hul huise vasgevang om hul werk te verrig in plaas van om kantoor toe te gaan.

’n Werklikheid van hierdie nuwe werksomstandighede is virtuele vergaderings waarvoor platforms soos Zoom, Microsoft Teams of Google Meet gebruik word.

Daar is boonop ’n goeie kans dat selfs wanneer die pandemie eendag in die truspieëltjie is, virtuele vergaderings nie saam met dit soos mis voor die son gaan verdwyn nie, want sommige werkgewers kan besluit dat dit steeds sinvol is vir werknemers om tuis te werk.

Tog begin dit blyk dat diegene wat daagliks die een video-vergadering na die ander moet deurwerk,  al hoe meer uitgeput raak en dit ook stres kan aanhits.

 

Hier is ’n paar wenke om dit minder uitputtend te maak:

  1. Vermy om vergadering te kort op mekaar te skeduleer. Dit is belangrik om jou brein en gedagtes ’n blaaskans te gee sodat jy jou energie ook laat herlaai.
  2. Tussendeur die video-afsprake is dit belangrik om weg te kom van jou skerm. Loop ’n draai deur jou huis of tuin.
  3. Hou vergaderings kort. Dit is belangrik dat daar ’n agenda is, wat sal sorg dat net die nodige bespreek word.
  4. ’n Goeie idee is om voor die amptelike agenda bespreek word, vir elke deelnemer ’n minuut of twee te gee om oor koeitjies en kalfies te gesels. Dit sal help om almal ook meer op hul gemak te kry. Doen dit dalk ook na afloop van die besprekingspunte voor almal groet.
  5. Moenie tydens die vergadering twee goed terselfdertyd probeer doen nie. Fokus op dit wat bespreek word en indien moontlik maak eerder aantekeninge met pen en papier in plaas van om jou rekenaarskerm te verdeel om daar nota’s te maak.
  6. Skakel die oudio-funksie af as jy nie aan die woord is nie. Agtergrondgeluide, soos kinders wat raas, honde wat blaf of deurklokkies wat lui, kan jou onnodige “rooi-gesig”-oomblikke spaar.

As jy dalk baie selfbewus voel, is dit soms ’n goeie idee om aan die begin van die vergadering, nadat jy almal gegroet het, die video-funksie af te skakel sodat die deelnemers net mekaar kan hoor. Wanneer jy aan die woord kom kan jy jou video weer aanskakel.